La comunicació entre allotjament turístic i hoste és molt important. Quan hi ha un bon treball en la comunicació amb el client millora la percepció i experiència sobre la seva estada.
A continuació, farem una mica de resum dels punts més importants a tenir en compte en la comunicació amb l'hoste.
Els moments on és imprescindible que hi hagi una bona comunicació amb els hostes són:
1. Post-reserva, per agraïr la seva reserva i fer un primer contacte
2. Pre-estada, per recordar-li la seva estada i donar-li informació interessant abans que arribi a l'allotjament (com arribar, coses a tenir en compte, hora d'arribada, etc.)
3. Durant l'estda, segons els seus interessos proporcionar informació que puguin complementar millor la seva estada (restaurants recomenats, llocs a visitar, etc.)
4. Post-estada, per agraïr la seva visita
Aspectes a tenir en compte per la comunicació amb els hostes:
1. Idioma del client, molt important per saber com comunicar-se
2. Mètode (SMS, What's App, extranet de canal, email, ... ) que poden variar segons perfil de client
3. Duració de l'estada ja que enviar informació de tot el que es pot fer en una ciutat potser no sigui d'interès per una persona que farà una estada molt curta
Cal dir, que és molt important que tota la comunicació que es fa amb els hostes sigui dins del marc legal que contempla la nova llei de protecció de dades. De manera que, per exemple, si un client ha relitzat una reserva per Booking.com s'haurà de tenir en compte quines dades es poden utilitzar per l'extranet de client de Booking.com per comunicar-se amb l'hoste.
Per últim, per algunes empreses que gestionen un gran número d'apartaments és molt important agilitzar l'enviament de missatges amb els clients. Per a això existeix l'automatització de mails, que es pot trobar dins del PMS. Aquesta eina és molt útil, però, encara que estalvii temps de gestió no ho anula per complet. Els sistemes informàtics no són infalibles i a més sempre es seguirà necessitant una petita inversió de temps per part d'una persona.